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Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD

Criado: Sexta, 15 de Junho de 2018, 13h38 | Publicado: Sexta, 15 de Junho de 2018, 13h38 | Última atualização em Sexta, 30 de Agosto de 2019, 10h06

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da UFAM foi criada por meio da Portaria GR nº 1091/2016 e alterada pela Portaria GR nº 1044/2018, em atendimento ao art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de Janeiro de 2002, que regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.

A CPAD/UFAM é composta por servidores efetivos da UFAM que têm a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da UFAM, tendo em vista a identificação dos documentos arquivísticos, em suporte papel ou em meio digital, para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. Dos 16 servidores que atuam na CPAD, 6 são do Arquivo Central da UFAM, sendo a Presidência, aliás, ocupada pela Coordenadora do Arquivo.

De acordo com a Portaria GR nº 1164/2018, que institui a obrigatoriedade do uso dos instrumentos de Gestão Documental, Códigos de Classificação e Tabelas de Temporalidade Documental, fica vedada a eliminação de documentos no âmbito da UFAM, sem a ciência e a anuência da CPAD. Portanto, qualquer encaminhamento ou esclarecimento quanto à destinação dos documentos arquivísticos da UFAM deverá ser dirigida para a CPAD.

A CPAD oferecerá atendimento às unidades acadêmicas, administrativas e órgãos suplementares, no âmbito da UFAM, com os seguintes serviços e atividades:

  • Elaboração de instruções normativas internas quanto aos procedimentos relacionados à análise, seleção, avaliação e destinação de documentos;
  • Orientação e supervisão dos procedimentos de seleção de documentos arquivísticos passíveis de eliminação ou Guarda Permanente, observando a sua correta classificação arquivística e sua temporalidade documental;
  • Elaboração de planos de destinação, quando couber, de documentos que se encontram em estado avançado de deterioração, em cooperação técnica com o Arquivo Nacional;
  • Elaboração de planos de destinação, quando couber, para documentos que não estejam contemplados nos códigos de classificação e tabelas de temporalidade vigentes.
  • Levantamento da produção de documentos que não estejam contemplados no Código de Classificação e tabela de temporalidade, quando couber, visando a criação de novos Códigos de classificação, em cooperação técnica com o Arquivo Nacional;
  • Aprovação de listagens de eliminação, em conformidade com o disposto na Resolução nº 40, do CONARQ;
  • Elaboração de parecer técnico sobre questões relacionadas a avaliação e destinação de documentos arquivísticos no âmbito da UFAM;
  • Acompanhamento da eliminação dos documentos que obedecerem todos os ritos legais dispostos na Resolução nº 40 do CONARQ, em cooperação técnica com o Arquivo Central e o Centro de Ciências do Ambiente da UFAM, em conformidade com a política ambiental da UFAM.
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