Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da UFAM foi criada por meio da Portaria GR nº 1091/2016 e alterada pela Portaria GR nº 1044/2018, em atendimento ao art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de Janeiro de 2002, que regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.

A CPAD/UFAM é composta por servidores efetivos da UFAM que têm a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da UFAM, tendo em vista a identificação dos documentos arquivísticos, em suporte papel ou em meio digital, para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. Dos 16 servidores que atuam na CPAD, 6 são do Arquivo Central da UFAM, sendo a Presidência, aliás, ocupada pela Coordenadora do Arquivo.

De acordo com a Portaria GR nº 1164/2018, que institui a obrigatoriedade do uso dos instrumentos de Gestão Documental, Códigos de Classificação e Tabelas de Temporalidade Documental, fica vedada a eliminação de documentos no âmbito da UFAM, sem a ciência e a anuência da CPAD. Portanto, qualquer encaminhamento ou esclarecimento quanto à destinação dos documentos arquivísticos da UFAM deverá ser dirigida para a CPAD.

A CPAD oferecerá atendimento às unidades acadêmicas, administrativas e órgãos suplementares, no âmbito da UFAM, com os seguintes serviços e atividades:

• Elaboração de instruções normativas internas quanto aos procedimentos relacionados à análise, seleção, avaliação e destinação de documentos;
• Orientação e supervisão dos procedimentos de seleção de documentos arquivísticos passíveis de eliminação ou Guarda Permanente, observando a sua correta classificação arquivística e sua temporalidade documental;
• Elaboração de planos de destinação, quando couber, de documentos que se encontram em estado avançado de deterioração, em cooperação técnica com o Arquivo Nacional;
• Elaboração de planos de destinação, quando couber, para documentos que não estejam contemplados nos códigos de classificação e tabelas de temporalidade vigentes.
• Levantamento da produção de documentos que não estejam contemplados no Código de Classificação e tabela de temporalidade, quando couber, visando a criação de novos Códigos de classificação, em cooperação técnica com o Arquivo Nacional;
• Aprovação de listagens de eliminação, em conformidade com o disposto na Resolução nº 40, do CONARQ;
• Elaboração de parecer técnico sobre questões relacionadas a avaliação e destinação de documentos arquivísticos no âmbito da UFAM;
• Acompanhamento da eliminação dos documentos que obedecerem todos os ritos legais dispostos na Resolução nº 40 do CONARQ, em cooperação técnica com o Arquivo Central e o Centro de Ciências do Ambiente da UFAM, em conformidade com a política ambiental da UFAM.