Arquivo Central da UFAM completa 20 anos

O Arquivo Central da Universidade Federal do Amazonas (AC/Ufam) completou, no último dia 27 de junho, 20 anos de criação. A unidade administrativa foi criada oficialmente por meio da Portaria GR nº 814, do dia 27 de junho de 2001 e referendada pela Resolução Consad nº 001, no dia 30 de agosto de 2001.

Breve histórico

A ideia de criar o Arquivo Central da Ufam surgiu ainda nos anos 90, década na qual os primeiros registros de iniciativas nesse sentido começaram a surgir, como, por exemplo, a Portaria GR nº 466/1998 - que criou um grupo de trabalho para instruir mecanismos que atribuíssem responsabilidades aos integrantes da comunidade universitária que permitissem uniformizar procedimentos de rotina no âmbito da Universidade, e o Ofício nº 123/98/DIREX - que continha a solicitação da Prefeitura do Campus para a elaboração de um projeto para a construção de um prédio destinado ao funcionamento do Arquivo Central da Universidade.

Em 2001, cria-se o Arquivo Central, subordinado diretamente à Reitoria da Ufam, com as atribuições de resgatar, organizar, preservar, conservar e armazenar o acervo documental produzido pela Universidade Federal do Amazonas. O primeiro espaço físico do Arquivo Central da Ufam foi o prédio da antiga Reitoria da Universidade, localizado na Rua José Paranaguá, nº 200, no Centro de Manaus, nas proximidades do Palacete Provincial.

                                                                                                                                 Primeiro espaço físico ocupado pelo Arquivo Central - AC, na Rua José Paranaguá nº 200, no Centro de Manaus.

Após a criação do Arquivo Central, alguns servidores da Diretoria Executiva, que trabalhavam no serviço de arquivo documental, foram transferidos para a nova unidade administrativa, no Centro da capital, para dar continuidade ao serviço de organização dos documentos da Reitoria.

Desde a sua criação, o setor já contou com 4 coordenadores (sendo 3 arquivistas e 1 assistente em Administração) à frente da gestão administrativa e já ocupou 3 espaços físicos diferentes.

Atualmente, o acervo é composto por documentos antigos de unidades administrativas da UFAM, tais como: Reitoria, Diretoria Executiva (Direx), Pró-Reitoria de Extensão (Proext), Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Proplan), Pró-Reitoria de Administração e Finanças (Proadm), Protocolo Geral, entre outros.

                                                                                              Alguns dos acervos já organizados pelo Arquivo Central - AC.

De 2011 a 2021, o Arquivo Central começou a passar por grandes mudanças e a realizar outras ações e atividades importantes, como: a aquisição de novos servidores administrativos; a participação de servidores do Arquivo em eventos nacionais da área Arquivística; o projeto bolsa trabalho, com foco na organização de acervos armazenados no setor e a mudança de espaço físico do Centro da cidade para o Campus Universitário Arthur Virgílio Filho.

Modernização administrativa e Memória institucional

Além de ter uma participação de destaque na proposição de normativas na área de Gestão de Documentos e Informações e na reestruturação do Protocolo Geral da Universidade, o Arquivo Central - AC teve papel efetivo na implantação do Sistema Eletrônico de Informações da Ufam (SEI-Ufam), disponibilizando seus servidores para realizarem atividades de forma integral e/ou semi-integral na Comissão de Implantação do Sistema, e cedendo equipamentos e espaço físico em suas salas para acomodar a então Comissão.

                     Realização de cursos, treinamentos e capacitações na área de arquivo e gestão de documentos eletrônicos.

Atualmente, o Arquivo Central administra o SEI e compõe o Comitê Gestor do SEI, em conjunto com o Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC), a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progesp) e a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Proplan).

O atual coordenador do AC, arquivista Marcos Araújo Silva, destaca as conquistas da unidade administrativa ao longo das duas décadas de existência: “É notória a evolução que o Arquivo Central teve nos últimos anos e o quanto ele contribuiu de maneira ativa para a modernização e eficiência administrativa da instituição."

Marcela Lins, arquivista do Arquivo Central há 10 anos, afirma que: “Enquanto servidores do Arquivo Central estamos sempre comprometidos com a Administração Superior, buscando atender as novas exigências da gestão de documentos digitais e não digitais, contribuindo também para a preservação da memória institucional da UFAM e ao mesmo tempo apoiando nos processos gerenciais de tomada de decisão das autoridades universitárias.”

Outras ações do Arquivo Central

Entre as ações e atividades que vêm sendo desenvolvidas pelo setor nos últimos anos estão:

» participação na Comissão de implantação do SEI, na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), no Comitê gestor do SEI e no Comitê de Governança Digital (CGD);

» elaboração de normativas na área de gestão de documentos digitais e não-digitais;

» contribuições no Plano de Desenvolvimento Institucional da Ufam (PDI/Ufam);

» consultoria arquivística para unidades administrativas e acadêmicas;

» apoio aos arquivos setoriais da Universidade, às atividades acadêmicas em projetos de extensão na área arquivística, estágios supervisionados na área de Arquivologia;

» organização arquivística de acervos do AC, além da descrição e difusão de documentos históricos e permanentes etc.

                                                                                                        Instalações atuais do Arquivo Central, no Bloco H, do Setor Sul do Campus Universitário Senador Arthur Virgílio Filho.

Por Márcia Grana

Equipe Ascom Ufam