Arquivo Central anuncia recomendações para a classificação de níveis de acesso aos processos e/ou documentos no SEI-Ufam

Considerando a iminente implantação do módulo de Pesquisa Pública no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Universidade Federal do Amazonas (UFAM), e a constante dificuldade em se determinar quais informações de um processo e/ou de um documento são públicas, restritas ou sigilosas, o Arquivo Central emite essa recomendação com a intenção de ressaltar a importância da correta classificação dos níveis de acesso aos processos e documentos produzidos pelos servidores da UFAM, no âmbito do SEI, observando a legislação competente nas diversas hipóteses de classificação dos níveis de acesso (público, restrito e sigiloso).

Lei de Acesso à Informação

A Lei de Acesso à Informação (LAI), Lei nº. 12.527/2011, dispõe que as informações criadas e geridas pelas instituições públicas devem ser disponibilizadas à sociedade com a publicação dos atos e documentos em sites institucionais (colaborando com a chamada transparência ativa) ou por meio da disponibilização de informações após o recebimento de pedido de informação (colaborando com a transparência passiva).

Informação Pessoal

O artigo 31 da (LAI), ao regulamentar o acesso às informações pessoais, exige deveres de salvaguarda por parte da Administração Pública de informações pessoais que se refiram à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem. O acesso a tais tipos de informação é considerado restrito.

A informação pessoal é aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável. Entende-se por pessoa natural a pessoa física, ou seja, o indivíduo ao qual são atribuídos direitos e obrigações. São dados pessoais aqueles capazes de revelar informação sobre: personalidade, relações afetivas, origem étnica ou racial, que se refiram às características físicas, morais ou emocionais, à vida afetiva e familiar, patrimônio, ideologia, opiniões políticas, crenças, convicções religiosas ou filosóficas, estados de saúde físicos ou mentais, preferências sexuais ou outras análogas que afetem sua intimidade ou sua autodeterminação informativa. Essas informações também são contempladas em sua amplitude pela Lei Geral de Proteção de Dados.

Níveis de Acesso

Neste sentido, em conformidade com a Orientação Conjunta nº 1/2021/ME/CGU, recomendamos aos servidores da UFAM que observem as informações contidas nos processos e documentos (internos e externos) no momento de sua criação ou inserção no SEI/UFAM.

Ressaltamos que a rigidez e correta indicação dos níveis de acesso dos documentos na etapa de sua criação asseguram o correto tratamento da informação produzida no SEI, sem causar danos ao cidadão ou à Administração Pública, uma vez que um equívoco na sua definição pode comprometer o sigilo da informação, botando em risco a seguridade dos projetos institucionais e das pessoas envolvidas e/ou citadas.

Vale ressaltar que, via de regra, todos os processos e/ou documentos do setor público devem ter acesso público; o restrito e o sigiloso são exceções aplicadas a casos que exigem fundamentação legal. No âmbito do SEI, faz-se obrigatória a indicação de tal fundamento por meio do campo “Hipótese Legal”, o qual lista os possíveis critérios contidos na Lei de Acesso à Informação e demais leis. Dessa forma, um usuário do SEI não poderá escolher os níveis restrito ou sigiloso de maneira seguindo apenas seus próprios critérios (art. 3° da LAI). Tampouco poderá escolher como público um processo e/ou documento que deve ser restrito ou sigiloso (art. 6° da LAI).

Os agentes públicos que tiverem acesso aos dados restritos em função do exercício de cargo ou função pública devem administrar as informações de acordo com as restrições aplicáveis, podendo atentarem contra a lei em caso de uso indevido.

Etapa de classificação do nível de acesso de cada documento do processo

Etapa de classificação da hipótese legal para documentos com nível de acesso restrito

 Etapa de classificação da hipótese legal para documentos com nível de acesso sigiloso

A tabela a seguir apresenta as aplicações práticas a serem abrangidas pelo nível de acesso restrito, conforme a hipótese legal (fundamentação legal) pertinente: