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A inovação da gestão de documentos através de aplicativos para celular

  • Criado: Terça, 10 de Setembro de 2019, 09h57
  • Publicado: Terça, 10 de Setembro de 2019, 10h03
  • Última atualização em Terça, 10 de Setembro de 2019, 10h13

A gestão de documentos constitui um dos grandes desafios para administração pública, tendo em vista a necessidade de integrar e coordenar várias ações que visam tanto ao acesso aos documentos, melhor aproveitamento dos recursos públicos quanto a preservação do patrimônio documental arquivístico.

Nesse sentido, o SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo,  criado pelo Decreto 4.915, de 12 de dezembro de 2003, diz que:

A organização dos documentos de arquivo e o acesso às informações são alcançáveis por meio do desenvolvimento de programas de gestão de documentos, o que garantirá base às decisões político-administrativas e os direitos dos cidadãos. Para tanto, a adoção de normas e procedimentos técnicos para disciplinar as atividades dos serviços arquivísticos é de primordial importância. A elaboração e a utilização de instrumentos técnicos de classificação e de temporalidade e destinação constituem-se numa tarefa fundamental para a melhoria dos serviços prestados à própria Administração e ao cidadão, conforme determinam a Constituição Federal Brasileira de 1988 e a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

 

INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DAS IFES

As Instituições Federais de Ensino Superior – IFES já possuem instrumentos técnicos de classificação e de tabela de temporalidade e destinação aprovados para uso. Eles podem ser encontrados na página do Arquivo Central da UFAM, através do link Arquivo Central_Orientações normativas

Na UFAM a obrigatoriedade do uso dos instrumentos de Gestão de Documentos, foi instituída através da Portaria GR 1164/2018.

 

APLICATIVOS QUE FACILITAM A GESTÃO DE DOCUMENTOS

Para facilitar o uso dos códigos de classificação e tabelas de temporalidades destinadas as IFES, bem como otimizar algumas atividades arquivísticas realizadas por profissionais de arquivo, foram criados 3 aplicativos para celular android que podem ser baixados gratuitamente no Google Play.

 

             

SOBRE OS CRIADORES DOS APLICATIVOS TTDD Meio, TTDD Fim IFES  e  Arquivo Calc

 

Paula Cotrim de Abrantes  - É graduada em Arquivologia e Biblioteconomia pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro - UNIRIO, pós-graduada em Gerenciamento de Projetos. Já atuou como arquivista (Segundo-Tenente)  na área de gestão de documentos e microfilmagem na Força Aérea Brasileira - FAB, na Universidade Federal de Juiz de Fora – UFJF também trabalhou na área de gestão documental. É arquivista da UNIRIO desde 2013 e atualmente é Gerente de Documentação Permanente.

  

Antonio Carlos Souza de Abrantes - É engenheiro eletrônico pela Universidade Federal do Rio de Janeiro - UFRJ, mestre em Engenharia Biomédica pela COPPE/UFRJ e Doutorado em História das Ciências pela COC/FIOCRUZ. Autor de livros, artigos e vídeos no youtube na área de patentes e propriedade industrial. É examinador de patentes do Instituto Nacional da Propriedade Industrial - INPI desde 1998 e atualmente atua na Coordenação Geral de Recursos e Nulidades.

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